書類の記入で使う日本語

書類記入で使う日本語｜名前・住所・日付

更新日：2026-10-08

30秒で分かる

分からない欄を指して「この欄が分かりません。ここには何を書きますか」と聞きます。誰の情報か、どの文字で書くか、必須かを確認しましょう。名前や住所は指定された記録に合わせ、日付と署名の欄を見直してから提出します。

Leoが役所の記入台で、職員と本人確認書類の氏名、読み、住所、署名の欄を分けて確認している。

氏名を書く枠が二つある。名前が長くて入らない。「世帯主」は自分か分からない。そんなときは、書けるところを推測で埋めず、迷った一欄を示して聞きます。

書類記入の日本語：何を書く欄かを一つずつ聞く

「必須」は書く必要がある欄、「任意」は選んで記入する欄を示します。ただし、条件に当てはまる人だけが書く欄もあります。自分に当てはまらないとき、空欄にするか「なし」と書くかは、その用紙の案内を確認します。答えが聞き取れないときは「書いていただけますか」と頼みます。

空欄にする前に、欄の意味を確かめる
言い方	使う場面・次の行動
こちらにご記入きにゅうください	職員が用紙を渡すときの言葉。
この欄らんが分わかりません	分からない欄を一つ指して聞く。
ここには何なにを書かきますか	その欄に何を書くかを具体的に聞く。
私わたしの情報じょうほうですか	自分の情報か、世帯主・勤務先・代理人などの情報かを確認する。
この欄らんは必須ひっすですか	必ず書く欄かを聞く。空欄にする前に確認する。
記入例きにゅうれいはありますか	この用紙の書き方が分かる見本を見せてもらう。
ここは空欄くうらんでいいですか	当てはまらない欄などを、空けてよいか聞く。
私わたしには当あてはまりません	当てはまらないと伝え、空欄か「なし」などかを確認する。
職員しょくいんの方かたが書かく欄らんですか	自分が書く欄か、職員が使う欄かを確かめる。
太枠ふとわくの中なかをご記入きにゅうください	職員からの指示。太い線の中だけを書く。
この欄らんは記入きにゅうしないでください	職員からの指示。示された欄には書かずに進む。

誰の情報かを表す言葉

本人：その手続きの対象となる人。窓口に来た人と同じとは限りません。
申請者：申請する人。
世帯主：住民登録上の世帯主。家主や勤務先の上司という意味ではありません。
代理人：本人に代わって手続きをする人。
勤務先：勤めている会社や職場。

実際の欄を見るなら、新宿区の住民異動届・日本語と英語（PDF）が参考になります。来庁者の署名、異動する人の氏名、世帯主、新旧の住所が分かれています。用紙の読み方の例として使えます。

氏名の順序・フリガナ・ミドルネームを確認する

「姓」は名字、「名」は個人の名前です。一つの氏名欄か、姓と名が分かれているかを確認します。ニックネームや自分で作った漢字に置き換えず、手続きで指定された本人確認書類などの表記を示します。

自分の名前を、その用紙で求められる形にする
言い方	使う場面・次の行動
書類しょるいと同おなじ名前なまえを書かきますか	指定された本人確認書類と同じ表記にするかを聞く。
ローマ字じでいいですか	アルファベットでよいかを確認する。
フリガナはここですか	名前の読みを書く欄を確認する。
ミドルネームも書かきますか	正式な名前の一部を省く前に確認する。
姓せいと名めいはどちらが先さきですか	姓と名の順序や、それぞれの欄を聞く。
カタカナで書かきますか	読みの欄がカタカナ指定かを確かめる。
名前なまえが枠わくに入はいりません	名前を勝手に短くせず、収まらないことを伝える。
この文字もじが入力にゅうりょくできません	入力画面で使えない文字を示し、扱いを聞く。
名前なまえの間あいだにスペースを入いれますか	姓・名・ミドルネームの間の空白を確認する。
カタカナでご記入きにゅうください	職員から、カタカナで書くようにという指示。

「氏名」と「フリガナ」は別の欄です。読みの欄はカタカナかひらがなかを見本で確かめ、分からなければ聞きます。長い名前は、どの表記で受け付けるかを担当者に確認しましょう。

姓がない場合や、姓が複数ある場合など、自分の名前の構成が用紙に合わないときも、その事情を示して書き方を聞きます。

郵便番号・住所・建物名・部屋番号を書く

「現住所」「新住所」「旧住所」は別の意味です。住所は都道府県、市区町村、町名・番地、建物名・部屋番号のどこまでが各欄かを見ます。郵便番号の枠に番地を書いたり、部屋番号を抜かしたりしないよう、手元の記録と照らします。

どの住所を、どの欄に書くか
言い方	使う場面・次の行動
郵便番号ゆうびんばんごうはここですか	郵便番号の欄を聞く。
建物名も必要ですかたてものめいもひつようですか	建物名も含めるか確認する。
部屋番号へやばんごうはどこに書かきますか	住所の番地と部屋番号を分けて書く場所を聞く。
今住いますんでいる住所じゅうしょですか	現在の住所を書く欄かを聞く。
引ひっ越こす前まえの住所じゅうしょですか	前の住所を書く欄かを確かめる。

今の住所を記入する欄には、引っ越し前の記録をそのまま写さないでください。建物名が別の欄か、住所と続けてよいかも確認します。

生年月日・届出日・署名と、書き間違いを確認する

「生年月日」は生まれた日、「届出年月日」は届け出る日、「異動年月日」は引っ越しなどの変更があった日です。先ほどの住民異動届にも、届出日と異動日の別々の欄があります。すべてに今日の日付を書くわけではありません。

日付の意味と、書き直し方を聞く
言い方	使う場面・次の行動
西暦せいれきで書かきますか	年を2026などの西暦で書くかを聞く。
今日きょうの日付ひづけですか	今日の日付か、誕生日・引っ越し日などかを確認する。
ここに署名しょめいしますか	署名する人と場所を確認してから書く。
間違まちがえた時ときはどう直なおしますか	用紙や手続きに合う訂正方法を聞く。
生年月日せいねんがっぴはここですか	生まれた年・月・日を書く欄を聞く。
和暦われきが分わかりません	分かる西暦の日付を示して、必要な表記を聞く。
新あたらしい用紙ようしをもらえますか	書き直しを案内されたとき、新しい用紙を頼む。
印鑑いんかんは必要ひつようですか	この手続きに印鑑が必要かを確かめる。

「年・月・日」と書かれた欄はその順序で記入します。西暦と和暦の選択欄があれば、どちらを使うかを確認し、分からない年号を推測で換算しないようにします。

記入漏れを確認して、提出する場所を聞く

名前の表記、住所の建物名・部屋番号、日付の意味、連絡先を見直します。窓口の人にも確認を頼めますが、本人しか分からない事実は自分でも確かめます。

書き終わった後の会話
言い方	使う場面・次の行動
記入漏きにゅうもれがありますか	自分でも見直してから、書き忘れがないか聞く。
書かき終おわりました。どこに出だしますか	用紙を出す窓口や提出場所を聞く。

四つの欄を確認する練習

「この欄が分かりません。ここには私の名前を書きますか。ローマ字でいいですか。建物名と部屋番号はどこですか。ここは今日の日付ですか。」

Leoは自分の書類を示し、氏名の表記と読みを分けて確かめます。最後に、どこへ提出するかを聞きます。質問の「ここ」は、実際の用紙の欄を指すと伝わりやすくなります。

次は銀行口座の窓口で使う会話へ。役所での手続きの順番は住所の届出、必要な証明書は住民票の写しで確認できます。

編集部調べ：新宿区の住民異動届を2026年9月30日に確認しました。